Доступ к информации в классическом бумажном виде могут быть для некоторых учреждений затратны, а также отсутствие возможности найти необходимый документ или информацию может стать причиной потери материальной и моральной, потере престижа. В конкуренции доступ к информации несет жизненную важность. При помощи СЭД, входящая и исходящая документация, факсы, официальные письма, заявления, корпоративные формы преобразовываются в электронную среду, и доступ к информации и документам становится легким и быстрым, таким образом, увеличивается эффективность учреждения и ускоряется процесс принятия решения.
Преимущества Системы электронного документооборота AKGÜN (СЭД)
Согласно проведенных исследований, в среднем в одном офисе теряются 7.5% документов, а в среднем до 3% документов нет доступа в связи с неправильным хранением. Согласно других исследований, один офисный работник из всего потраченного времени на документы 50% тратит на поиск этих документов, а 5%- 15: времени тратит на чтение этого документа.
Вместе СЭД документы и формы хранятся в электронном виде, при необходимости, в любой момент доступ быстрый и легкий. В системе документы и формы не удаляются и отсутствует риск потери.
Стадии распределения и согласования документов и форм проводится в электронном виде, таким образом, обеспечивается экономия времени и рабочей силы во время согласования, распределения и передачи.
Основной блок OCR разработанный на СЭД с поддержкой турецкого языка. Есть возможнось индексации по текту размещенному в документе системы. Таким образом, легко будет найти необходимый документ среди тысячи документов. Обеспечивается стандартизация содержания документов и ускорение доступа.
Входящая и исходящая документация, формы, внутренние переписки ведутся в электронном виде. Таким образом, прекращается расход бумаги/тонера. Также, данные документы и формы копируются в электронном виде, и нет необходимости копировать физический, и обеспечивается экономия.
Система электронного документооборота Akgun работает в соответствии с Постановлением правительства №2004/8125 «Постановление о правилах и порядке применяемых в официальной переписке». На основании этого, пользователям незнающим правила переписки, благодаря системе смогут вести официальную переписку и между всеми отделами приводится стандарт переписки.
Благодаря подструктуре СЭД обеспечивается доступ к системе 7/24 с любых устройств как ПК, ноутбук, планшет и т.п. с любого места при наличии интернета вне учреждения. Таким образом, подтверждение и отслеживания важных документов и форм могут, обеспечены с любой точки земного шара.
Вместе с СЭД такие проблемы как потеря, износ, не доступность документов отсутствуют.
Особенности:
- Порядковое и быстрое архивирование на основании классификации и структуры.
- Классификация полномочий пользователя с определением ролей.
- Согласно возможности классификации полномочий доступ к документам береться под безопасность.
- Согласно определений делопроизводства осуществляется циркуляция документов с целью согласования, информации, работы и контроля.
- Согласно определения корректировок и дат обеспечивается возможность отслеживания и надежности.
- Возможность выполнения разноски и отслеживания документов в цифровом формате под контролем.
- Группая загрузка/скачивание документов.
- Согласно архивации в формате XVL и DWF, визуализация, замер и анимация в формате 3D и BOM.
